Agende suas reuniões do Zoom
Crie a reunião pela agenda e atualize o horário sem precisar gerar outro link. Com os recursos habilitados e uma conta Zoom compatível, você também pode acompanhar a presença e configurar a gravação em nuvem.
Clean Juris ADV
Zoom
Como usar o Zoom na rotina do escritório
Crie a reunião pela agenda, na sua conta Zoom
A reunião é criada pela API da Zoom na conta de quem está conectado: entra como reunião agendada, no fuso do compromisso, com a duração calculada a partir do horário de início e fim. O link fica no compromisso e também na descrição do evento que vai para o Google Calendar ou o Outlook. Desligar a chave depois, ou excluir o compromisso, cancela a reunião na Zoom junto.
Conecte sua conta pela autorização do Zoom
Cada pessoa conecta a própria conta em Configurações de Agendas, seção Integrações: o botão leva para a tela de autorização da Zoom e volta com o cartão da integração marcado como conectado. Sem conexão, a chave do Zoom aparece desligada e explica o motivo, em vez de falhar na hora de salvar. Desconectar fica na mesma tela.
Mude o horário e mantenha o link da reunião
Ao salvar um novo horário, duração ou título, o sistema atualiza a mesma reunião no Zoom. O link continua disponível no compromisso, sem precisar criar outra sala.
Defina as opções de cada reunião
Abra as opções do compromisso para definir senha, sala de espera e entrada antes do anfitrião. Você também pode usar os padrões do escritório. Confira a configuração de gravação antes de salvar.
Iniciar como anfitrião e copiar o convite
No compromisso salvo, o anfitrião tem o botão de iniciar a reunião, com o link de anfitrião lido na hora do clique e nunca guardado por nós. Ao lado, o convite oficial da Zoom (link, código de acesso e entrada por telefone) é copiado pronto para colar no e-mail ou na conversa com o cliente.
Presença registrada no compromisso
Quando o escritório ativa o recurso e a conta Zoom do anfitrião é licenciada, o compromisso ganha quem entrou, quando saiu, quanto tempo ficou e a duração real da reunião. Chegou alguém na sala de espera, o aviso toca no sino. O escritório pode ainda transformar a duração real em lançamento de horas automático.
Gravação em nuvem para registrar o atendimento
Configure a gravação em nuvem para a reunião, conforme os recursos habilitados e a licença da conta Zoom. Para importar o conteúdo ao Clean Juris ADV, ative a gravação naquela reunião e registre a declaração de aviso aos participantes. A importação de gravações para o sistema depende do recurso de transcrição de reuniões, que a página de planos mostra como Em breve. Transcrição e resumo também dependem dos arquivos e recursos disponíveis.
Uma sala de reunião por compromisso
Um compromisso tem uma sala, não três. As chaves são mutuamente exclusivas: ligar o Zoom desliga o Meet e o Teams, e vice-versa. Assim o convite que chega ao cliente nunca tem dois links de reunião diferentes.
Como conectar
- 1
Abra as Configurações de Agendas
Na Agenda, clique na engrenagem Configurações de Agendas e vá até a seção Integrações.
- 2
Conecte a conta Zoom
No cartão do Zoom, clique em Conectar Zoom. Você é levado para a página de autorização da própria Zoom.
- 3
Autorize e volte para o sistema
Concluída a autorização, você retorna ao Clean Juris ADV e o cartão do Zoom passa a mostrar a conta como conectada.
- 4
Ative Reunião Zoom no compromisso
Ao criar ou editar um compromisso, ative Reunião Zoom, confira as opções da sala e salve. O link será incluído no compromisso.
Requisitos e limites
Confira as condições para usar esta integração.
- A importação de gravações para o sistema depende do recurso de transcrição de reuniões, que a página de planos mostra como Em breve. Para esse fluxo, ative a gravação na reunião e registre a declaração de aviso aos participantes; a gravação herdada do padrão do escritório não garante a importação.
- A gravação segue a opção da reunião ou o padrão do escritório, com conta Zoom licenciada e recurso habilitado. Confira a configuração e avise os participantes antes de começar.
- Presença, gravação, transcrição e resumo exigem plano Zoom Pro ou superior do próprio advogado, porque são recursos que a Zoom não oferece na conta gratuita.
- Contas Zoom Basic estão sujeitas ao limite de 40 minutos, inclusive em reuniões individuais. Valem as condições do plano do anfitrião.
- O sistema não acessa o chat da reunião, contatos, telefonia nem webinars da conta Zoom, e gravação salva só no computador do anfitrião é invisível para a integração.
- Compromisso de dia inteiro gera a reunião às 9h, porque a Zoom precisa de um horário de início.
- Numa série recorrente, a reunião é uma só para todas as ocorrências, e não uma sala diferente por data.
- A chave do Zoom só fica disponível depois de conectar a conta; sem conexão ela aparece desligada e explica o motivo.
Quais dados esta integração compartilha
Vai para o Zoom
- O título do compromisso, que vira o nome da reunião na Zoom.
- O horário de início, a duração e o fuso do compromisso.
Dados que não são enviados automaticamente
- A descrição, os anexos e as observações do compromisso.
- A lista de convidados e os dados dos clientes.
- Prazos, processos e datas fatais.
- Financeiro, documentos e assinaturas.
- Conversas e atendimentos.
Os tokens de acesso ficam cifrados em repouso (AES-256-GCM) e a conexão é individual: a conta Zoom de uma pessoa não é usada por outra.
Com a presença habilitada, o sistema recebe nomes e horários dos participantes. A importação de gravações segue uma configuração separada e pode trazer transcrição e resumo, quando disponíveis.
Ao desconectar pelo sistema, a autorização é revogada junto à Zoom e as credenciais são apagadas do nosso banco. Desinstalar pelo Zoom Marketplace apaga também a presença, os metadados de gravação e o resumo guardados nas reuniões daquele anfitrião; as reuniões já importadas para um atendimento ficam como registro do escritório, que pode excluí-las.