Agenda
Reunião do Zoom criada junto do compromisso da agenda
Com a conta Zoom conectada, uma chave no compromisso da agenda cria uma reunião real na própria conta Zoom, agendada na data e na hora do compromisso e com a duração dele. O link volta para o compromisso e viaja com o evento para o calendário sincronizado, na descrição, então quem recebe o convite já entra pelo link certo. Remarcar o compromisso atualiza a mesma sala, sem link novo; desligar a chave ou excluir o compromisso cancela a reunião na Zoom. A conexão é por usuário, feita pelo OAuth oficial da Zoom.
O que a integração com o Zoom faz
Reunião real criada na conta Zoom conectada
A reunião é criada pela API da Zoom na conta de quem está conectado: entra como reunião agendada, no fuso do compromisso, com a duração calculada a partir do horário de início e fim. O link fica no compromisso e também na descrição do evento que vai para o Google Calendar ou o Outlook. Desligar a chave depois, ou excluir o compromisso, cancela a reunião na Zoom junto.
Conexão por usuário, pelo OAuth oficial da Zoom
Cada pessoa conecta a própria conta em Configurações de Agendas, seção Integrações: o botão leva para a tela de autorização da Zoom e volta com o cartão da integração marcado como conectado. Sem conexão, a chave do Zoom aparece desligada e explica o motivo, em vez de falhar na hora de salvar. Desconectar fica na mesma tela.
Remarcar o compromisso remarca a sala
Mudou o horário, a duração ou o título? Salvar o compromisso atualiza a mesma reunião na Zoom, sem gerar link novo. Quem já recebeu o convite continua com o endereço certo, e o lembrete que a própria Zoom envia sai na hora nova.
Opções por reunião, não só por escritório
Um botão discreto no compromisso abre as opções daquela sala: senha automática, sala de espera (ligada, desligada ou o padrão do escritório) e entrada antes do anfitrião. O padrão do escritório continua valendo para quem não quer decidir reunião a reunião.
Iniciar como anfitrião e copiar o convite
No compromisso salvo, o anfitrião tem o botão de iniciar a reunião, com o link de anfitrião lido na hora do clique e nunca guardado por nós. Ao lado, o convite oficial da Zoom (link, código de acesso e entrada por telefone) é copiado pronto para colar no e-mail ou na conversa com o cliente.
Presença registrada no compromisso
Quando o escritório ativa o recurso e a conta Zoom do anfitrião é licenciada, o compromisso ganha quem entrou, quando saiu, quanto tempo ficou e a duração real da reunião. Chegou alguém na sala de espera, o aviso toca no sino. O escritório pode ainda transformar a duração real em lançamento de horas automático.
Gravação em nuvem que vira registro do atendimento
Opcional, ligada por reunião e só com conta Zoom licenciada: a gravação e a transcrição da Zoom são importadas e viram a reunião dentro do atendimento, junto do resumo quando a conta Zoom o oferece. Ao ligar, o anfitrião declara que avisará todos os presentes, e a declaração fica registrada com autor, data e hora.
Uma sala de reunião por compromisso
Um compromisso tem uma sala, não três. As chaves são mutuamente exclusivas: ligar o Zoom desliga o Meet e o Teams, e vice-versa. Assim o convite que chega ao cliente nunca tem dois links de reunião diferentes.
Como conectar
- 1
Abra as Configurações de Agendas
Na Agenda, clique na engrenagem Configurações de Agendas e vá até a seção Integrações.
- 2
Conecte a conta Zoom
No cartão do Zoom, clique em Conectar Zoom. Você é levado para a página de autorização da própria Zoom.
- 3
Autorize e volte para o sistema
Concluída a autorização, você retorna ao Clean Juris ADV e o cartão do Zoom passa a mostrar a conta como conectada.
- 4
Use a chave no compromisso
Ao criar ou editar um compromisso, ligue a chave Reunião Zoom. A sala é criada e o link aparece no compromisso, sem nenhuma outra configuração.
O que fica de fora
Melhor saber agora do que descobrir depois. Estes são os limites da integração hoje:
- Gravação nasce desligada e só acontece com três coincidências: o escritório ativou o recurso, a conta Zoom do anfitrião é licenciada e o anfitrião ligou a gravação naquela reunião, declarando que avisará os presentes.
- Presença, gravação, transcrição e resumo exigem plano Zoom Pro ou superior do próprio advogado, porque são recursos que a Zoom não oferece na conta gratuita.
- Na conta Zoom gratuita, a reunião com três ou mais pessoas cai aos quarenta minutos. É limite da Zoom, e vale para qualquer sala daquela conta.
- O sistema não acessa o chat da reunião, contatos, telefonia nem webinars da conta Zoom, e gravação salva só no computador do anfitrião é invisível para a integração.
- Compromisso de dia inteiro gera a reunião às 9h, porque a Zoom precisa de um horário de início.
- Numa série recorrente, a reunião é uma só para todas as ocorrências, e não uma sala diferente por data.
- A chave do Zoom só fica disponível depois de conectar a conta; sem conexão ela aparece desligada e explica o motivo.
O que sai do sistema e o que nunca sai
Vai para o Zoom
- O título do compromisso, que vira o nome da reunião na Zoom.
- O horário de início, a duração e o fuso do compromisso.
Não sai do Clean Juris ADV
- A descrição, os anexos e as observações do compromisso.
- A lista de convidados e os dados dos clientes.
- Prazos, processos e datas fatais.
- Financeiro, documentos e assinaturas.
- Conversas e atendimentos.
Os tokens de acesso ficam cifrados em repouso (AES-256-GCM) e a conexão é individual: a conta Zoom de uma pessoa não é usada por outra.
Com presença e gravação ativadas, entram no sistema o nome e os horários de entrada e saída dos participantes e, na reunião gravada, a transcrição e o resumo produzidos pela própria Zoom. Nada disso é coletado enquanto o escritório não ativa o recurso.
Ao desconectar pelo sistema, a autorização é revogada junto à Zoom e as credenciais são apagadas do nosso banco. Desinstalar pelo Zoom Marketplace apaga também a presença, os metadados de gravação e o resumo guardados nas reuniões daquele anfitrião; as reuniões já importadas para um atendimento ficam como registro do escritório, que pode excluí-las.
Perguntas frequentes
Preciso de um plano pago da Zoom?
Não para criar, remarcar e cancelar reuniões: isso funciona em qualquer conta Zoom, inclusive a gratuita, com os limites de duração e de participantes do seu próprio plano. Presença, gravação, transcrição e resumo, sim: a Zoom só oferece esses recursos a partir do plano Pro.
Onde fica a documentação técnica da integração?
O detalhamento completo de conectar, criar reuniões a partir da agenda, desconectar e resolver problemas comuns está na documentação da integração Zoom.
A reunião aparece na minha conta Zoom?
Sim. Ela é criada como reunião agendada na sua própria conta, então aparece na lista de reuniões da Zoom como qualquer outra que você tivesse marcado por lá.
Se eu cancelar o compromisso, a reunião continua marcada?
Não. Excluir o compromisso, ou apenas desligar a chave do Zoom nele, cancela a reunião na Zoom, justamente para não deixar sala órfã na conta.
Se eu remarcar o compromisso, o link da reunião muda?
Não. A mesma sala é atualizada na Zoom com o horário, a duração e o título novos, então quem já recebeu o convite continua entrando pelo mesmo link.
O sistema grava ou transcreve as reuniões?
Só se você mandar. A gravação nasce desligada e depende de três coisas ao mesmo tempo: o escritório ter ativado o recurso, a conta Zoom do anfitrião ser licenciada e o anfitrião ligar a gravação naquela reunião, declarando que avisará todos os presentes. Ligada, a gravação e a transcrição feitas pela própria Zoom são importadas para o atendimento. Desligada, nada de gravação, participantes ou chat entra no sistema.
Posso usar Zoom e Google Meet no mesmo compromisso?
Não, e é de propósito: um compromisso tem uma sala. As chaves de Google Meet, Microsoft Teams e Zoom são mutuamente exclusivas, para o convite nunca sair com dois links de reunião diferentes.
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