Como conectar e usar o Zoom no Clean Juris ADV

Conecte sua conta Zoom para criar e atualizar reuniões pela agenda. Este guia mostra como configurar a integração, usar os recursos disponíveis e desconectar a conta.

Pré-requisitos

• Uma conta Clean Juris ADV ativa, com acesso ao módulo de Agenda.
• Uma conta Zoom própria, gratuita ou paga. A conexão é individual.
• Para presença, gravação, transcrição e resumo: conta Zoom Pro ou superior, e o recurso ativado pelo administrador do escritório no Clean Juris ADV.

1. Como conectar sua conta Zoom

1. Acesse o módulo de Agenda: faça login no Clean Juris ADV e vá até Agenda pelo menu lateral.
2. Abra as configurações: clique no ícone de configurações da agenda e localize a seção "Integrações". O mesmo cartão do Zoom aparece em Configurações, Integrações, painel "Minhas conexões".
3. Clique em "Conectar Zoom": o botão fica ao lado do ícone do Zoom e inicia a autorização.
4. Autorize o acesso: você é levado à página de autorização da Zoom. Entre na sua conta Zoom, se necessário, e confirme as permissões listadas abaixo.
5. Pronto: você volta ao Clean Juris ADV e o cartão do Zoom passa a mostrar "Conectado".

Permissões solicitadas e para que servem

Cada permissão existe por um recurso visível na tela. Nenhuma é pedida por precaução.

• user:read:user: identificar a conta conectada e o tipo de licença, para mostrar o estado da conexão e habilitar só o que a conta oferece.
• meeting:write:meeting: criar a reunião quando você liga a chave Zoom no compromisso.
• meeting:update:meeting: atualizar horário, duração, título e opções quando o compromisso é remarcado ou editado.
• meeting:delete:meeting: cancelar a reunião quando o compromisso é excluído ou a chave é desligada.
• meeting:read:meeting: reler a reunião para exibir o código de acesso e gerar o link de início do anfitrião no momento do clique.
• meeting:read:invitation: copiar o texto oficial do convite da Zoom para enviar ao cliente.
• meeting:read:past_meeting: ler a duração real da reunião encerrada, usada na presença e no lançamento de horas.
• meeting:read:list_past_participants: listar quem participou, com entrada, saída e duração, no bloco de presença.
• meeting:read:participant: receber os avisos de entrada e saída de participantes e de sala de espera enquanto a reunião acontece.
• meeting:read:summary: importar o resumo gerado pela própria Zoom para o registro da reunião.
• cloud_recording:read:list_recording_files: localizar os arquivos da gravação em nuvem daquela reunião.
• cloud_recording:read:meeting_transcript: ler a transcrição gerada pela Zoom e trazer o texto para o atendimento.
• cloud_recording:read:recording: ser avisado quando a gravação e a transcrição ficam prontas.

Não pedimos acesso ao chat da reunião, aos seus contatos, ao Zoom Phone, a webinars nem a qualquer permissão administrativa da conta Zoom.

2. Como usar a integração

Depois de conectar a conta, tudo acontece dentro do compromisso da agenda. Os recursos de presença, gravação e resumo aparecem apenas quando ativados pelo escritório e disponíveis na conta Zoom do usuário (Pro ou superior).

2.1. Criar a reunião

1. Crie ou edite um compromisso: no calendário, clique para criar um novo evento ou abra um existente.
2. Ligue a chave "Reunião Zoom": no formulário do compromisso. Sem conta conectada, a chave aparece desligada e explica o motivo.
3. Salve: a reunião é criada na sua conta Zoom com o título, a data, o fuso e a duração definida no compromisso.
4. Use o link: o botão "Entrar" aparece nos detalhes do compromisso e o link é incluído no evento para o Google Calendar ou o Outlook, quando a agenda está sincronizada.

Um compromisso tem uma sala só: ligar o Zoom desliga o Google Meet e o Microsoft Teams, para o convite nunca sair com dois links diferentes.

2.2. Opções da reunião

Com a chave ligada, o botão "Opções" abre as configurações daquela reunião específica. O que você define aqui vale só para ela e prevalece sobre o padrão do escritório.

• Senha automática: o Zoom gera um código de acesso para a sala. Vem ligado.
• Sala de espera: "Padrão do escritório", "Ligada" ou "Desligada". Com a sala de espera ligada, ninguém entra antes de você admitir.
• Entrar antes do anfitrião: permite que os participantes entrem sozinhos. Fica indisponível quando a sala de espera está ligada, porque as duas opções se excluem.
• Gravar na nuvem: segue a escolha desta reunião ou o padrão do escritório. Exige recurso habilitado e uma conta Zoom que ofereça gravação em nuvem. Confira a configuração e avise os participantes. Para importar o conteúdo ao sistema, ative a gravação nesta reunião e registre a declaração de aviso aos presentes.

2.3. Remarcar ou editar

Mudou o horário, a duração, o título ou uma das opções? Basta salvar o compromisso: o sistema atualiza a mesma reunião no Zoom, sem gerar link novo. Quem já recebeu o convite continua com o link certo. Em uma série que se repete, a reunião é uma só para todas as ocorrências.

Excluir o compromisso, ou apenas desligar a chave do Zoom nele, cancela a reunião no Zoom para cancelar a reunião associada.

2.4. Iniciar como anfitrião

No compromisso já salvo, o anfitrião tem o botão "Iniciar como anfitrião". O link de início é lido do Zoom na hora do clique e nunca é armazenado por nós, porque ele expira em duas horas e dá controle de anfitrião a quem o tiver. Os demais participantes usam o botão "Entrar".

2.5. Copiar o convite

O botão "Copiar convite" traz o texto oficial gerado pela Zoom, com link, código de acesso e as opções de entrada por telefone quando a conta as oferece. É o texto para colar no e-mail ou na conversa com o cliente. O código de acesso, quando existe, também aparece na tela do compromisso.

2.6. Consultar quem participou

Quando o recurso está ativado pelo escritório e a conta Zoom do anfitrião é Pro ou superior, o compromisso ganha um bloco de presença alimentado pelos avisos que a Zoom nos envia:

• situação da reunião: agendada, em andamento ou encerrada;
• duração real, medida entre o início e o fim;
• lista de quem participou, com horário de entrada, de saída e tempo de participação;
• aviso, no sino de notificações, quando alguém chega à sala de espera.

O escritório pode ainda ligar o lançamento automático de horas: ao fim da reunião, a duração real vira um apontamento no nome do anfitrião, com o título do compromisso na descrição. A opção fica nas configurações da agenda e nasce desligada.

2.7. Importar a gravação e o resumo

A gravação em nuvem pode ser importada quando o recurso está habilitado, a gravação foi ativada nesta reunião e a declaração de aviso aos participantes foi registrada. A importação utiliza os arquivos disponíveis no Zoom. Depois de importado, o registro pode ser vinculado ao atendimento ou ao processo. O resumo é incluído quando estiver disponível na conta Zoom.

• A gravação herdada do padrão do escritório não garante a importação para o sistema.
• A declaração de aviso aos presentes é obrigatória e fica registrada junto da reunião importada.
• A importação de gravações para o sistema depende do recurso de transcrição de reuniões, que a página de planos mostra como Em breve.
• O áudio importado é eliminado em até 7 dias após a conclusão da transcrição. A transcrição e o resumo ficam sob a guarda do escritório.
• Gravação salva apenas no computador do anfitrião não é acessível pela API da Zoom e, portanto, não é importada.

3. Como desconectar o Zoom

Existem duas formas de desconectar sua conta Zoom.

Pelo Clean Juris ADV

1. Acesse o módulo de Agenda.
2. Abra as configurações e localize a seção Integrações.
3. Clique em "Desconectar" no cartão do Zoom.
4. Confirme. Pedimos à Zoom a revogação da autorização e apagamos as credenciais na hora.

Pelo Zoom Marketplace

1. Acesse marketplace.zoom.us.
2. Faça login na sua conta Zoom.
3. Vá em Manage, depois Installed Apps.
4. Encontre "Clean Juris ADV" e clique em "Uninstall".
5. O Clean Juris ADV recebe a notificação automática da Zoom e executa a remoção descrita abaixo.

Quais dados são apagados ou mantidos

• Apagados na hora: os tokens de autenticação da sua conta Zoom e o registro da conexão, nas duas formas de desconexão.
• Apagados na desinstalação pelo Marketplace: além dos tokens, a lista de participantes, os metadados de gravação e o resumo da Zoom guardados nas reuniões em que você era anfitrião, e os registros técnicos dos avisos recebidos da sua conta Zoom.
• Permanecem: os compromissos da agenda e as reuniões já importadas para um atendimento, com sua transcrição e resumo. Elas são registro do escritório e podem ser excluídas por ele a qualquer momento, dentro do sistema.
• Não são tocadas: as reuniões e gravações que existem dentro da sua conta Zoom. Elas seguem as regras de retenção da própria Zoom.

4. Dados e privacidade

Ao conectar sua conta Zoom, guardamos:

• Identificação da conta: Zoom User ID, identificador da conta Zoom, tipo de licença e a lista de permissões que você autorizou.
• Tokens OAuth: cifrados por nós antes de gravar (AES-256-GCM, com a chave em ambiente de segredos do servidor) e acessíveis apenas ao servidor, nunca ao navegador nem a outro usuário.
• Dados da reunião criada: identificador da reunião no Zoom, situação e, quando o escritório ativa os recursos avançados, presença, metadados da gravação e resumo.

Esses dados são usados apenas para operar os recursos descritos neste guia e nunca são vendidos, alugados ou cedidos. A retenção de cada item, as bases legais e os canais de acesso e exclusão estão detalhados na seção 4.6 da Política de Privacidade.

5. Solução de problemas

6. Perguntas frequentes