Acompanhe cada assinatura
Escolha o documento, indique os signatários e compartilhe o convite por e-mail, link ou WhatsApp. Acompanhe a situação das assinaturas pelo Clean Juris ADV, conforme a franquia de envios do seu plano.
Clean Juris ADV
ZapSign
Como usar o ZapSign na rotina do escritório
Envie o documento que você já preparou
O envio parte de onde o documento está: o acervo do escritório, o Google Drive ou o OneDrive conectados, ou o arquivo que você acabou de gerar por modelo e editar no navegador. Word é convertido em PDF antes de sair, para que a folha assinada pelo cliente seja exatamente a folha posicionada no editor. Um mesmo envio pode levar o documento principal e mais anexos, que viajam como um kit único.
Escolha quem assina e como confirmar a identidade
Para cada signatário, o nome é o único campo obrigatório; e-mail, telefone, CPF e a qualificação com que ele assina são opcionais. No padrão, ele assina na própria tela do documento. Quando o caso pede mais, há verificação adicional sem custo: token por SMS ou certificado digital A1/A3 da ICP-Brasil. E há verificações que reforçam a prova sem consumir crédito: validar o CPF na Receita Federal, pedir foto do rosto e pedir foto do documento.
Posicione cada assinatura no documento
O PDF abre na tela e a caixa de assinatura de cada signatário é arrastada para onde ela deve sair, com redimensionamento, troca de página e um clique para rubricar todas as páginas. Cada documento do envio tem a sua aba, e cada signatário a sua cor. O passo é opcional: pulando, quem assina escolhe onde. Quem usa certificado digital assina por último, sem posicionamento visual, porque é assim que o certificado funciona.
Convite por e-mail, link ou WhatsApp
No último passo, cada signatário recebe pelo caminho escolhido: o e-mail automático, que sai com o nome do escritório na comunicação; o link, copiado para colar onde for preciso; ou o WhatsApp, abrindo a conversa no aplicativo com a mensagem pronta ou enviando pela própria caixa de WhatsApp do escritório. Nesse último caso, o envio fica registrado na conversa do cliente dentro do CRM.
Veja quem assinou e quem ainda falta
A tela de Assinaturas separa o que está pendente, o que foi assinado e o que expirou, com o total de cada coisa no topo. Por signatário aparece quantas vezes ele abriu o documento e quando assinou ou recusou, e a trilha de atividades traz o registro oficial do que aconteceu. O sistema avisa quando o documento é visualizado pela primeira vez, quando uma verificação de identidade falha, quando o prazo está perto de vencer, quando ele expira e quando o e-mail volta sem ser entregue.
Como conectar
- 1
Um administrador ativa em Assinaturas
Não há autorização em site nenhum: em Assinaturas, o administrador do escritório clica em ativar e a conta do escritório é criada automaticamente, já com o nome dele na comunicação com os signatários.
- 2
Escolha o documento e mande para assinatura
No acervo, na nuvem conectada ou no editor, use Enviar para Assinatura. É possível selecionar vários documentos do acervo e mandar todos no mesmo envio.
- 3
Informe os signatários
Nome de cada um, os contatos que você tiver e a verificação de identidade que o caso pedir. Se forem duas ou mais pessoas, você pode exigir que assinem em ordem.
- 4
Posicione a assinatura no PDF
Arraste a caixa de cada signatário para o lugar certo da folha, ou pule este passo e deixe que cada um escolha onde assina.
- 5
Envie e acompanhe
Escolha e-mail, link ou WhatsApp para cada signatário e confirme. A partir daí a tela de Assinaturas mostra o andamento, e o PDF assinado fica disponível para download.
Requisitos e limites
Confira as condições para usar esta integração.
- Cada envio é um envelope, consumido quando você confirma o envio final e ele é criado na plataforma de assinatura. Preencher signatários e posicionar assinaturas não consome a franquia. Depois de criado, recusa e expiração não devolvem o envelope.
- Todos os signatários assinam todos os documentos daquele envio. Se cada pessoa precisa assinar um documento diferente, faça envios separados.
- Além do documento principal, o envio aceita até 14 anexos de no máximo 10 MB cada.
- O prazo de validade é opcional. Definido, na data marcada o documento expira e os links param de funcionar, e o envelope já foi consumido. Sem prazo, ele não expira.
- O reenvio do e-mail de convite é liberado uma vez a cada trinta minutos por signatário, por limite da plataforma de assinatura. Pelo WhatsApp o reenvio é livre.
- Cancelar um envio apaga o documento também na plataforma de assinatura, e o envelope consumido não volta.
- A quantidade de assinaturas por mês depende do plano, e no teste grátis o limite é de três envios. Zerado o saldo, o envio é bloqueado até a renovação do mês ou a compra de mais envelopes.
Quais dados esta integração compartilha
Vai para o ZapSign
- O documento a ser assinado, na versão posicionada no editor.
- De cada signatário: o nome e, quando informados, e-mail, telefone e CPF, além da forma de autenticação escolhida para ele.
- O nome do escritório, que identifica quem está pedindo a assinatura.
- A foto do rosto e a foto do documento do signatário, somente quando o escritório liga essas verificações; a coleta é feita pela plataforma de assinatura, não por nós.
Dados que não são enviados automaticamente
- Prazos, processos e datas fatais.
- O financeiro do escritório.
- Os outros documentos do acervo: só o que está naquele envio.
- Conversas e atendimentos.
- A base de pessoas e clientes do CRM.
Os papéis são estes: o escritório permanece controlador dos dados dos signatários, o Clean Juris ADV atua como operador e o ZapSign como suboperador, tratando o documento e esses dados apenas para realizar a assinatura.
O PDF assinado não fica guardado no nosso armazenamento: ele fica hospedado na plataforma de assinatura, e o sistema busca um endereço novo a cada download. Por isso ele também não consome o espaço do plano contratado.
Excluir o envio dentro do sistema dispara a exclusão do documento na plataforma de assinatura. No sentido inverso, um documento excluído por lá é marcado como excluído no sistema, mas o registro do que aconteceu é preservado, porque documento assinado é prova.
A credencial da conta do escritório fica no servidor e nunca chega ao navegador; a comunicação com a plataforma de assinatura acontece só do nosso servidor para o dela.