Assinaturas
Do documento à assinatura eletrônica sem sair do sistema
O contrato de honorários, a procuração e a declaração saem para assinatura eletrônica de dentro do Clean Juris ADV: você escolhe o documento no acervo do escritório, na nuvem conectada ou entre os que acabou de gerar, informa os signatários, arrasta a assinatura e a rubrica sobre o PDF e envia. O convite vai por e-mail com o nome do escritório, por link copiado ou pelo WhatsApp, e a tela de Assinaturas mostra quem já visualizou, quem assinou e quem recusou. A assinatura é realizada pelo ZapSign, com download do PDF assinado a qualquer momento.
O que a integração com o ZapSign faz
Envio a partir do documento que já está no sistema
O envio parte de onde o documento está: o acervo do escritório, o Google Drive ou o OneDrive conectados, ou o arquivo que você acabou de gerar por modelo e editar no navegador. Word é convertido em PDF antes de sair, para que a folha assinada pelo cliente seja exatamente a folha posicionada no editor. Um mesmo envio pode levar o documento principal e mais anexos, que viajam como um kit único.
Signatários e verificação de identidade
Para cada signatário, o nome é o único campo obrigatório; e-mail, telefone, CPF e a qualificação com que ele assina são opcionais. No padrão, ele assina na própria tela do documento. Quando o caso pede mais, há verificação adicional sem custo: token por SMS ou certificado digital A1/A3 da ICP-Brasil. E há verificações que reforçam a prova sem consumir crédito: validar o CPF na Receita Federal, pedir foto do rosto e pedir foto do documento.
Posicionamento da assinatura sobre o PDF
O PDF abre na tela e a caixa de assinatura de cada signatário é arrastada para onde ela deve sair, com redimensionamento, troca de página e um clique para rubricar todas as páginas. Cada documento do envio tem a sua aba, e cada signatário a sua cor. O passo é opcional: pulando, quem assina escolhe onde. Quem usa certificado digital assina por último, sem posicionamento visual, porque é assim que o certificado funciona.
Convite por e-mail, link ou WhatsApp
No último passo, cada signatário recebe pelo caminho escolhido: o e-mail automático, que sai com o nome do escritório na comunicação; o link, copiado para colar onde for preciso; ou o WhatsApp, abrindo a conversa no aplicativo com a mensagem pronta ou enviando pela própria caixa de WhatsApp do escritório. Nesse último caso, o envio fica registrado na conversa do cliente dentro do CRM.
Acompanhamento do status por signatário
A tela de Assinaturas separa o que está pendente, o que foi assinado e o que expirou, com o total de cada coisa no topo. Por signatário aparece quantas vezes ele abriu o documento e quando assinou ou recusou, e a trilha de atividades traz o registro oficial do que aconteceu. O sistema avisa quando o documento é visualizado pela primeira vez, quando uma verificação de identidade falha, quando o prazo está perto de vencer, quando ele expira e quando o e-mail volta sem ser entregue.
Como conectar
- 1
Um administrador ativa em Assinaturas
Não há autorização em site nenhum: em Assinaturas, o administrador do escritório clica em ativar e a conta do escritório é criada automaticamente, já com o nome dele na comunicação com os signatários.
- 2
Escolha o documento e mande para assinatura
No acervo, na nuvem conectada ou no editor, use Enviar para Assinatura. É possível selecionar vários documentos do acervo e mandar todos no mesmo envio.
- 3
Informe os signatários
Nome de cada um, os contatos que você tiver e a verificação de identidade que o caso pedir. Se forem duas ou mais pessoas, você pode exigir que assinem em ordem.
- 4
Posicione a assinatura no PDF
Arraste a caixa de cada signatário para o lugar certo da folha, ou pule este passo e deixe que cada um escolha onde assina.
- 5
Envie e acompanhe
Escolha e-mail, link ou WhatsApp para cada signatário e confirme. A partir daí a tela de Assinaturas mostra o andamento, e o PDF assinado fica disponível para download.
O que fica de fora
Melhor saber agora do que descobrir depois. Estes são os limites da integração hoje:
- Cada envio é um envelope e consome uma assinatura do saldo do escritório no momento em que você avança da tela de signatários, assinado ou não. Recusa e expiração não devolvem o envelope.
- Todos os signatários assinam todos os documentos daquele envio. Se cada pessoa precisa assinar um documento diferente, faça envios separados.
- Além do documento principal, o envio aceita até 14 anexos de no máximo 10 MB cada.
- O prazo de validade é opcional. Definido, na data marcada o documento expira e os links param de funcionar, e o envelope já foi consumido. Sem prazo, ele não expira.
- O reenvio do e-mail de convite é liberado uma vez a cada trinta minutos por signatário, por limite da plataforma de assinatura. Pelo WhatsApp o reenvio é livre.
- Cancelar um envio apaga o documento também na plataforma de assinatura, e o envelope consumido não volta.
- A quantidade de assinaturas por mês depende do plano, e no teste grátis o limite é de três envios. Zerado o saldo, o envio é bloqueado até a renovação do mês ou a compra de mais envelopes.
O que sai do sistema e o que nunca sai
Vai para o ZapSign
- O documento a ser assinado, na versão posicionada no editor.
- De cada signatário: o nome e, quando informados, e-mail, telefone e CPF, além da forma de autenticação escolhida para ele.
- O nome do escritório, que identifica quem está pedindo a assinatura.
- A foto do rosto e a foto do documento do signatário, somente quando o escritório liga essas verificações; a coleta é feita pela plataforma de assinatura, não por nós.
Não sai do Clean Juris ADV
- Prazos, processos e datas fatais.
- O financeiro do escritório.
- Os outros documentos do acervo: só o que está naquele envio.
- Conversas e atendimentos.
- A base de pessoas e clientes do CRM.
Os papéis são estes: o escritório permanece controlador dos dados dos signatários, o Clean Juris ADV atua como operador e o ZapSign como suboperador, tratando o documento e esses dados apenas para realizar a assinatura.
O PDF assinado não fica guardado no nosso armazenamento: ele fica hospedado na plataforma de assinatura, e o sistema busca um endereço novo a cada download. Por isso ele também não consome o espaço do plano contratado.
Excluir o envio dentro do sistema dispara a exclusão do documento na plataforma de assinatura. No sentido inverso, um documento excluído por lá é marcado como excluído no sistema, mas o registro do que aconteceu é preservado, porque documento assinado é prova.
A credencial da conta do escritório fica no servidor e nunca chega ao navegador; a comunicação com a plataforma de assinatura acontece só do nosso servidor para o dela.
Perguntas frequentes
A assinatura eletrônica tem validade jurídica?
Sim. A assinatura eletrônica é reconhecida pela Medida Provisória 2.200-2/2001, que instituiu a ICP-Brasil, e pela Lei 14.063/2020, que disciplina o uso de assinaturas eletrônicas. O fluxo aceita também o certificado digital A1/A3 da ICP-Brasil, para quando o caso exigir assinatura qualificada.
Preciso criar conta no ZapSign?
Não. Não há autorização em site nenhum a fazer: o administrador do escritório ativa a assinatura eletrônica dentro do próprio sistema, e a conta do escritório na plataforma é criada automaticamente, já com o nome dele na comunicação com os signatários.
O cliente precisa instalar algo ou ter certificado digital?
Não. No caminho padrão ele abre o link, confere o documento e assina na própria tela, pelo celular ou pelo computador. O certificado digital é uma opção que o escritório escolhe por signatário, quando quer esse nível de assinatura.
O que é um envelope, e quando ele é consumido?
Envelope é um envio: um ou mais documentos que o mesmo conjunto de signatários vai assinar. Ele é consumido quando você avança da tela de signatários, assinado ou não, e recusa e expiração não o devolvem. O saldo é a franquia do mês do plano contratado mais os envelopes comprados à parte, que não expiram na virada do mês. A compra avulsa é feita pelo administrador na própria tela de Assinaturas, por PIX ou cartão, com o saldo liberado automaticamente depois da confirmação do pagamento.
Como fico sabendo que assinaram?
A tela de Assinaturas se atualiza sozinha enquanto está aberta, mostrando o status de cada envio e de cada signatário, com a trilha de atividades do documento. E o sistema avisa quando o documento é visualizado pela primeira vez, quando uma verificação de identidade falha, quando o prazo está perto de vencer, quando ele expira e quando o e-mail de convite volta sem ser entregue.
A assinatura eletrônica está em todos os planos?
Ela está disponível nos planos com assinatura eletrônica, e o que muda entre eles é a franquia de envios por mês. Veja o que cada um inclui na página de planos.
Traga o ZapSign para dentro do escritório
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