Agenda
Outlook Calendar e Teams integrados à agenda do escritório
A integração liga a agenda do Clean Juris ADV ao calendário de uma conta Microsoft, e a sincronização acontece nos dois sentidos: o compromisso salvo no sistema aparece no Outlook, e o que é criado, editado ou excluído no Outlook entra na agenda do escritório em poucos instantes, porque a Microsoft avisa o sistema. Na conexão, os compromissos de hoje até cinco anos à frente são importados. Andam juntos título, descrição, data e hora, dia inteiro, fuso, local, recorrência, lembretes, disponibilidade, convidados e as categorias do Outlook. O mesmo compromisso pode gerar a reunião do Microsoft Teams, sem uma segunda autorização.
O que a integração com o Outlook Calendar faz
Sincronização nos dois sentidos
Compromisso criado, editado ou excluído no Clean Juris ADV vai para o Outlook no momento em que é salvo. No sentido contrário, a Microsoft avisa o sistema assim que algo muda no calendário conectado, e a alteração entra na agenda do escritório sem nenhuma ação manual. A resposta dos convidados volta junto e aparece no compromisso como aceite, recusa ou pendente. Vão juntos título, descrição, data e hora, evento de dia inteiro, fuso horário, local, recorrência, lembretes, disponibilidade e a marcação de particular.
Reunião do Microsoft Teams no próprio compromisso
Com a agenda ligada ao Outlook, uma chave no cadastro do compromisso cria a reunião do Teams: o link nasce dentro do próprio evento, na conexão que já foi autorizada, sem abrir outra aba e sem uma nova tela de consentimento. Os convidados adicionados recebem o convite pelo próprio Outlook, com o link dentro dele. Google Meet, Teams e Zoom não convivem no mesmo compromisso: ligar um desliga o outro.
Categorias do Outlook mapeadas para etiquetas
Quem já organiza a rotina por categoria de cor no Outlook não recomeça do zero: um assistente lista as categorias da conta e permite decidir, uma por uma, se ela vira uma etiqueta nova ou se aponta para uma etiqueta que o escritório já usa. Depois disso o par anda nos dois sentidos: a categoria que chega do Outlook aparece como etiqueta no sistema, e a etiqueta marcada no compromisso volta como categoria do Outlook, com a cor. O assistente continua disponível para rodar de novo quando as categorias mudarem.
Audiências no calendário externo
A exportação de audiências é opcional e vive separada da sincronização da agenda: cada usuário decide se quer ver as audiências dos processos no calendário externo e escolhe o destino em Configurações de Agendas, seção Integrações, no painel Audiências no meu calendário. A exportação é de mão única, do Clean Juris ADV para o Outlook, porque o processo é a fonte da verdade da audiência. Audiência de processo em segredo de justiça sai minimizada: título genérico, sem local, e a descrição apenas com o link do compromisso no sistema.
Conexão por usuário, com aviso de expiração
Cada pessoa conecta a própria conta Microsoft na página daquela agenda, no painel Integração, e escolhe qual calendário ela espelha. Se a autorização expirar, o sistema sinaliza e pede a reconexão, em vez de deixar a agenda silenciosamente fora de sincronia. O padrão são até duas agendas pessoais conectadas por usuário, limite que o escritório pode ajustar.
Como conectar
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Abra as Configurações de Agendas
Na Agenda, clique na engrenagem Configurações de Agendas e vá até a seção Minhas agendas. Para uma agenda nova, clique em Adicionar. Se a agenda já existe, abra o card dela e vá ao painel Integração, no bloco Microsoft Outlook.
- 2
Autorize o acesso na tela da Microsoft
Clique em Conectar Outlook Calendar e conclua a autorização na página da própria Microsoft. O acesso pedido é ao calendário, às reuniões online e às categorias. Não pedimos o conteúdo de e-mails, os contatos nem os arquivos da conta.
- 3
Escolha o calendário que essa agenda espelha
De volta ao sistema, selecione qual dos calendários da sua conta Microsoft essa agenda do Clean Juris ADV representa.
- 4
A agenda nasce sincronizada
Os compromissos de hoje até cinco anos à frente são importados, o assistente de categorias é oferecido e a sincronização contínua fica ativa nos dois sentidos, sem nenhuma etapa manual depois disso.
O que fica de fora
Melhor saber agora do que descobrir depois. Estes são os limites da integração hoje:
- A cor do EVENTO não vai para o Outlook: a API da Microsoft não tem cor por evento. Quem organiza por cor lá é a categoria, e é por isso que existe o mapeamento de categorias.
- Compromissos passados do calendário do Outlook não são importados: a conexão traz de hoje até cinco anos à frente.
- Prazos, tarefas e lançamentos financeiros não vão para o Outlook: o cálculo do prazo e a data fatal vivem no Clean Juris ADV.
- A reunião do Teams depende de a agenda estar conectada ao Outlook, e Google Meet, Teams e Zoom são mutuamente exclusivos no mesmo compromisso.
- Audiência exportada não volta: uma edição feita no Outlook sobre o evento de audiência é desfeita pelo sistema, porque o processo é a fonte da verdade.
- O padrão são até duas agendas pessoais conectadas por usuário, limite ajustável pelo escritório.
O que sai do sistema e o que nunca sai
Vai para o Outlook Calendar
- O conteúdo do compromisso: título, descrição, data e hora, local, lembretes, convidados e as etiquetas mapeadas como categoria.
- O evento da audiência, somente quando a exportação de audiências está ligada, e minimizado quando o processo corre em segredo de justiça.
Não sai do Clean Juris ADV
- Prazos e datas fatais.
- Tarefas e fluxos de trabalho.
- Financeiro do escritório.
- Documentos e assinaturas.
- Conversas e atendimentos.
Os tokens de acesso ficam cifrados em repouso (AES-256-GCM). A autorização pedida é User.Read, Calendars.ReadWrite, OnlineMeetings.ReadWrite e MailboxSettings.ReadWrite. O último existe apenas para ler e gravar as cores das categorias do calendário. Não pedimos acesso ao conteúdo de e-mails, aos contatos nem aos arquivos da conta Microsoft.
Ao desconectar, os tokens são apagados do nosso banco e aquela agenda deixa de sincronizar: o canal de aviso da Microsoft para de ser renovado e expira. A revogação completa do acesso do aplicativo é feita por você, nas permissões da conta Microsoft. Os eventos já criados permanecem no Outlook.
Perguntas frequentes
Preciso pagar algo a mais pela integração?
Não. A agenda é parte do núcleo do Clean Juris ADV e a integração de calendário acompanha todos os planos. Os valores de cada plano estão na página de planos.
A reunião do Teams exige outra autorização?
Não. A mesma conexão que sincroniza o calendário já cobre a criação da reunião online, então a chave do Teams no compromisso funciona sem uma segunda tela de consentimento. Só é preciso que aquela agenda esteja conectada ao Outlook.
A alteração que eu faço no Outlook chega no sistema?
Sim. Criar, editar ou excluir um compromisso no calendário conectado se reflete na agenda do Clean Juris ADV em poucos instantes, e a resposta dos convidados volta junto. A exceção é o evento de audiência exportado, que é de mão única: o processo é a fonte da verdade dele.
Minhas categorias do Outlook são respeitadas?
Sim. Um assistente lista as categorias da conta conectada e você escolhe se cada uma vira uma etiqueta nova ou se aponta para uma etiqueta que o escritório já usa. Depois disso, categoria e etiqueta andam nos dois sentidos, com a cor.
A cor dos meus eventos também sincroniza?
Não para o Outlook. A API da Microsoft não tem cor por evento: lá, quem organiza por cor é a categoria. Por isso a integração trabalha com o mapeamento de categorias em vez de espelhar a cor do evento.
O que acontece quando eu desconecto?
A agenda para de sincronizar, os tokens de acesso são apagados do nosso banco e o canal de aviso da Microsoft deixa de ser renovado, expirando em seguida. Os compromissos que já haviam sido criados continuam no seu Outlook, e a revogação definitiva do acesso é feita por você nas permissões da conta Microsoft.
Traga o Outlook Calendar para dentro do escritório
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